Przed instalacją

Aplikacja Beettach działa na systemach Windows 10 i nowszych. Aby wszystko działało bez zarzutu, potrzebny jest moduł Microsoft Edge WebView2. Nie musisz się jednak o to martwić – jeśli nie masz go w systemie, zainstalujemy go automatycznie przy uruchomieniu aplikacji. W razie potrzeby możesz go również pobrać bezpośrednio ze strony Microsoftu.

Jak korzystać z Beettach?

Instrukcję w formie wideo znajdziesz tutaj.

Krok 1. Skonfiguruj Beettach

Kliknij na ikonę . Na ekranie widoczne są trzy zakładki: Przekładki, Pieczątki oraz Integracje.

Przekładki

W tym miejscu możesz dodać szablony przekładek, które pojawiają się na początku każdego załącznika.
W prawym dolnym rogu kliknij przycisk . Wpisz na dole nazwę przekładki, a następnie kliknij przycisk . Wgraj do Beettach szablon przekładki np. z logo Twojej kancelarii. Tutaj będzie foto z przykładowym szablonem. Teraz możesz dostosować szablon do swoich potrzeb, korzystając z podglądu. Wybierz czcionkę, której zazwyczaj używasz w pismach procesowych oraz jej rozmiar. Wpisz tekst, który ma się pojawić na każdej z przekładek zaraz przed numerem załącznika. Domyślnie ustawiony jest tekst “Załącznik nr …”. Dostosuj marginesy w razie potrzeby. Jeżeli chcesz, żeby na przekładce pojawiała się też nazwa załącznika, zaznacz opcję “Dodaj nazwę załącznika”. Na koniec kliknij “Zapisz”.

Pieczątki

W tym miejscu możesz dodać szablony pieczątek, np. pieczątki potwierdzenia za zgodność z oryginałem.
W prawym dolnym rogu kliknij przycisk . Wpisz na dole nazwę pieczątki. Możesz zmieniać zarówno górną, jak i dolną część pieczątki. Na koniec kliknij “Zapisz”.

Integracje

W tym miejscu możesz zaznaczyć, z którego z dostawców przestrzeni dyskowej korzystasz. Do wyboru masz Dysk Google oraz OneDrive lub SharePoint. Dzięki temu będzie można załadować pliki do aplikacji bezpośrednio z dysku w chmurze.

Krok 2. Utwórz nowy projekt załączników

Nowy projekt możesz stworzyć na dwa sposoby. Jeżeli nie masz jeszcze gotowej listy załączników z końca pisma, kliknij przycisk . Jeżeli masz już gotową listę załączników, skopiuj ją i wklej w szare pole, znajdujące się pod tekstem “Nowy projekt”. Pamiętaj, że nazwa każdego załącznika musi być zapisana w osobnej linii. Następnie klikij przycisk . W lewym górnym rogu możesz nadać nowemu projektowi nazwę.

Krok 3. Wybierz przekładkę

Żeby wybrać przekładkę, która będzie widoczna na początku każdego załącznika, kliknij ikonę po lewej stronie ekranu. Następnie kliknij na przycisk “Wybierz przekładkę” w prawym górnym rogu. Pojawi się przed Tobą lista szablonów przekładek. Wybierz jedną z nich lub dodaj kolejną. Z tego miejsca możesz też edytować szablony przedkładek przez kliknięcie na ikonę .

Krok 4. Konfiguruj załączniki

W widoku podglądu wszystkich załączników możesz:

• dodawać nowe załączniki, wpisując na ostatnim polu nazwę załącznika i klikając przycisk ,
• usuwać niepotrzebny załącznik. Wystarczy, że zaznaczysz odpowiedni kwadracik obok nazwy załącznika, a następnie wybierzesz ikonę na dole ekranu,
• zmieniać kolejność załączników. W tym celu kliknij przycisk po lewej stronie ekranu i przeciągnij w odpowiednie miejsce załącznik. Na koniec zatwierdź zmiany w panelu po lewej stronie.

Krok 5. Dodaj pliki do załączników

Kliknij na wybrany załącznik. Na górnym pasku zawsze jest widoczna nazwa załącznika, w którym obecnie się znajdujesz. W tym miejscu możesz też zmienić nazwę załącznika. Pliki możesz dodawać poprzez:

• kliknięcie na odpowiedni przycisk. Po kliknięciu na przycisk wybierz pliki ze swojego komputera, które zostaną dodane do załącznika. Z kolei po kliknięciu na przyciski musisz zalogować się na swoje konto u dostawcy Twoich usług chmurowych, a następnie wybrać pliki bezpośrednio z dysku w chmurze, lub
• przeciągnięcie pliku z komputera do aplikacji.

Kiedy skończysz dodawać wszystkie pliki do załącznika, w prawym górnym rogu kliknij na przycisk “Oznacz jako skompletowany”. Dzięki temu, gdy przejdziesz do podglądu wszystkich załączników, zobacz ikonę obok załącznika. Oznacza to, że praca nad tym załącznikiem jest już skończona i nie trzeba dodawać do niego żadnych plików. Do kolejnego załącznika możesz przejść klikając strzałkę na górnym pasku po prawej stronie. Jeżeli chcesz przejść do konkretnego załącznika, możesz też kliknąć ikonę na górnym pasku i wybrać z listy nazwę załącznika, którego szukasz.

Możliwości edycji plików w ramach załącznika

Korzystając z panelu po lewej stronie możesz:

• za pomocą przycisku przełączać się między widokiem plików a widokiem pojedynczych stron,
• za pomocą przycisku możesz zmieniać kolejność plików lub pojedynczych stron. Wystarczy, że klikniesz na przycisk, a następnie za pomocą przeciągnięcia zamienisz miejscami odpowiedni plik lub stronę. Na koniec zatwierdź zmiany w panelu po lewej stronie.

Możesz również zaznaczyć pojedynczą stronę lub plik, klikając na kwadracik . Po kliknięciu pojawiają się opcje w dolnej części ekranu:

• za pomocą pierwszych dwóch przycisków możesz zaznaczyć lub odznaczyć wszystkie pliki lub strony,
• za pomocą przycisku możesz łączyć wybrane strony w grupy, usuwać już istniejące grupy stron albo dodać nowe strony do już istniejącej grupy,
• za pomocą przycisku możesz usuwać zaznaczone pliki lub strony.

Krok 6. Dodaj pieczątki potwierdzenia za zgodność z oryginałem

Pieczątki możesz dodawać na kilka sposobów w zależności od Twoich potrzeb:

• jeżeli potrzebujesz dodać pieczątkę do każdej strony w danym załączniku, wystarczy, że w widoku podglądu wszystkich załączników, klikając kwadracik , zaznaczysz załączniki, na których zawartość chcesz nanieść pieczątkę. W dolnym panelu kliknij na ikonę , a następnie wybierz pieczątkę z istniejących szablonów lub dodaj nową.
• jeżeli potrzebujesz dodać pieczątkę tylko na niektórych stronach w danym załączniku, musisz najpierw kliknąć na właściwy załącznik, żeby zobaczyć jego zawartość. Następnie zaznacz strony, na które chcesz nanieść pieczątkę, klikając kwadracik . Z panelu na dole wybierz ikonę , a potem wybierz pieczątkę z istniejących szablonów lub dodaj nową.

Możliwości edycji pieczątki

Po wyborze pieczątki możesz w panelu, który pokaże się po prawej stronie ekranu:

• ustawić jej rozmiar,
• wprowadzić tekst, który będzie widoczny na środku pieczątki w wolnym polu. W przypadku pieczątki potwierdzenia za zgodność z oryginałem będzie to data. Domyślnie dodawana jest data dzisiejsza,
• wpisać wielkość czcionki,
• wybrać położenie pieczątki na stronie z listy. Możesz również zmienić odstęp od krawędzi w pionie i w poziomie.

Wszelkie zmiany, jakie wprowadzisz, będą od razu aktualizowane na podglądzie pieczątki na stronie. Pamiętaj, że gdy zaznaczysz pojedynczą stronę lub strony, możesz zmieniać na nich położenie pieczątki. Dzięki temu na jednej stronie pieczątka może znajdować się w prawym dolnym rogu, a na innej w lewym górnym. Jeżeli pomylisz się przy dodawaniu pieczątki, możesz ją zawsze usunąć. Wystarczy, że w menu edycji pieczątki wybierzesz opcję “Wyczyść pieczątkę”.

Krok 7. Eksportuj gotowy projekt

Kliknij ikonę po lewej stronie ekranu. Masz możliwość wyboru, czy chcesz eksportować załączniki z przekładkami lub bez nich, z pieczątkami lub bez. Na dole możesz wybrać eksport do jednego pliku pdf albo kliknąć opcję “Eksportuj ZIP”. Eksport do pliku ZIP sprawi, że każdy załącznik będzie znajdował się w osobnym pliku. Jeżeli chcesz wyeksportować tylko jeden załącznik lub wybrane załączniki, zaznacz je za pomocą kwadracika , a dopiero potem kliknij ikonę .

Gotowe!